العرض الفني لعقود التشغيل والصيانة: ما الذي ينبغي إظهاره؟

العرض الفني لعقود التشغيل والصيانة هو الوثيقة التي تبيّن كيف ستُبقي المرفق قيد التشغيل طوال مدة العقد: ما ستنفّذه من أعمال، ومن سينفّذها وبأي ورديات، وكيف تُدار طلبات الصيانة وقطع الغيار، وكيف سيُقاس أداؤك. فالجهة ستعتمد على هذه الخدمة سنوات، ولذلك تأتي أفضل العروض في صورة خطة تستطيع الجهة أن تحاسبك عليها.

فبموجب نظام المنافسات والمشتريات الحكومية الحالي تندرج عقود الصيانة والتشغيل ضمن عقود الخدمات ذات التنفيذ المستمر: لا تتجاوز مدتها 5 سنوات، ويجب أن تتضمن شروطًا لمستوى الأداء والتقييم المستمر تتيح للجهة إنهاء العقد أو تقليص الدفعات إذا لم يكن الأداء مرضيًا. وقد أبقى النظام الجديد، الذي يبدأ العمل به مطلع يناير 2027، على الحكمين.

ماذا تطلب كراسة الشروط والمواصفات من العرض الفني لعقود التشغيل والصيانة؟

تحدد الجهة الوثائق المطلوبة، فاقرأ كراستك أولًا. وتورد كراسة وزارة المالية النموذجية لعقود التشغيل والصيانة مثالًا على منهجية للعمل قد تتضمن الخطط الآتية:

• إجراءات التشغيل لكل نظام من أنظمة المرفق. فإن لم تكن للجهة إجراءات معتمدة، تُقدَّم إجراءاتك لاعتمادها وتصبح المرجع في تقييم أدائك.
• إجراءات الصيانة وفق تعليمات الجهات الصانعة وأدلة التشغيل والصيانة التي اعتمدتها الجهة.
• معالجة الطلبات: الأولوية والتخطيط والجدولة والتنفيذ والإغلاق لكل أمر عمل.
• الصحة والسلامة والبيئة: المسؤوليات، وسجل المخاطر، وخطط الطوارئ، مع تدريب العاملين عليها.
• إدارة العقد والأداء: نماذج التقارير ودوريتها، وموقع حفظ المعلومات، وآلية الفوترة، وسجل مخاطر العقد.

ويضيف المثال الجدول الزمني للأعمال، والخبرات السابقة، وفريق العمل، ونسبة المحتوى المحلي المستهدفة عند اشتراطها. وانظر كذلك إلى آلية التقييم: ففي الأعمال التي لا تتطلب قدرات فنية عالية أو معقدة تجعل الكراسة النموذجية التقييم الفني على أساس الاجتياز من عدمه، ويفوز العرض الأقل سعرًا، ما لم تنطبق آلية للمحتوى المحلي أو للتفضيل السعري للمنتج الوطني. وتضع الضوابط الحالية لإعداد معايير تقييم العروض (إصدار 2021) نطاقًا لوزن المعيار الفني عند تقييم العروض بالدرجات في عقود التشغيل والصيانة: من 20% إلى 40% في العقود الاعتيادية التي تقل قيمتها عن حد العقود عالية القيمة، ومن 20% إلى 50% في بقية عقود التشغيل والصيانة التي تساوي هذا الحد أو تتجاوزه، ومن 50% إلى 70% في العقود المتخصصة التي تساوي هذا الحد أو تتجاوزه، ولذلك قد تمنح كراستك درجات على العرض الفني بدل الاكتفاء باجتيازه. واربط كل خطة بمتطلب في مصفوفة الامتثال، وابنِ الوثيقة على هيكل العرض الفني الذي يحقق الدرجات في دليلنا.

ما الذي ينبغي أن يُظهره كل جزء من العرض؟

كيف تؤثر العمالة والورديات والتوطين في خطة الكوادر؟

تتيح الكراسة النموذجية للجهة أن تطلب خطة توزيع موظفيك وعمالتك على مراحل المشروع مع جدولها الزمني. واحرص على اتساقها مع بناء تكلفة عقود العمالة في عرضك المالي. وفي بند العمالة النموذجي، الذي يحق للجهة تعديله، ما يلي:

• لا يُنفَّذ العمل ليلًا أو يوم الجمعة أو في الإجازات الرسمية إلا بإذن كتابي من الجهة، باستثناء الحالات الطارئة والحالات التي يُعتاد فيها تنفيذ العمل بالتناوب أو على فترتين، فحدّد نظام ورديات واضحًا.
• يلتزم المتعاقد بتمكين السعوديين من العمل في وظائف المشروع وفق دليل توطين عقود التشغيل والصيانة الصادر عن وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، بنسب دنيا بحسب المستوى الوظيفي. وإذا حدّد قرار للوزارة نسبة مختلفة لمهنة معينة احتُسبت النسبة الأعلى.
• لا يقل أجر السعودي المعيَّن عن الحد الأدنى الوارد في الكراسة لمستواه الوظيفي، ويُسجَّل الأجر كاملًا في المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.
• يُعلَن عن الوظائف في منصة جدارات قبل توظيف السعوديين، وينقل المتعاقد الموظفين السعوديين العاملين في العقد القائم بأجور ومزايا لا تقل عمّا يتقاضونه فيه، وتُرفع إلى الجهة كل شهر سجلات الموظفين مصنفين بحسب المهارات.

كيف تتعامل مع قطع الغيار والمواد الاستهلاكية؟

ابدأ بالتعريف كما تفعل الكراسة النموذجية. فقطع الغيار أجزاء تحلّ محل أجزاء انتهى عمرها الافتراضي أو تعطلت فجأة، ولا تتلاشى كليًا بالاستخدام. أما المواد الاستهلاكية فتُستخدم في التشغيل أو الصيانة الدورية المجدولة، أو تُستهلك بشكل دوري. وتدخل العدد والأدوات والمواد الاستهلاكية المرتبطة بالصيانة ضمن سعر العقد.

وحيث تُصرف قطع الغيار والمواد من بند محدد تضعه الجهة، تضيف الكراسة النموذجية ضوابط ينبغي أن تسعّر على أساسها. فكل عملية شراء تحتاج إلى موافقة كتابية من الجهة. وعليك إحضار ثلاثة عروض أسعار على الأقل من موردين مختلفين، سارية المفعول 30 يومًا على الأقل، إلا إذا انفرد بالتوريد مورد واحد ولم يكن للصنف بديل مقبول. ويُصرف لك بموجب فواتير الموردين بعد أن تتحقق الجهة من الأسعار، دون إضافة أرباح أو أجور نقل أو تركيب، وعليك مواصلة الشراء ولو تأخرت دفعات سابقة.

ما أزمنة الاستجابة ومؤشرات الأداء التي يمكنك الالتزام بها؟

لا تلتزم إلا بما تثبته سجلاتك. فاللائحة التنفيذية الحالية توجب تقييم العقود ذات التنفيذ المستمر دوريًا وفق مستوى الأداء المنصوص عليه في العقد، في مواعيد يحددها العقد، وترفع الجهة النتائج النهائية إلى البوابة لتطّلع عليها بقية الجهات الحكومية. وفي العقود المعتمدة على الأداء توجّه اللائحة الحالية الجهة إلى أن تركّز الشروط على مخرجات العقد لا على مجرد قيام المتعاقد بمهامه، وإلى ربط الدفعات بمقاييس الأداء. وفي هذه العقود يجوز للجهة إنهاء العقد إذا حصل المتعاقد على أقل من 70% في مستوى الأداء ثلاث مرات متتالية ولم يصحح أوضاعه.

والغرامات هي الأداة الأخرى. فبند الغرامات في الكراسة النموذجية يتيح للجهة تدريج الغرامة بحسب جسامة المخالفة، بمبلغ مقطوع أو بنسبة من قيمة البند المقصَّر فيه، مع حسم قيمة الأعمال غير المنفذة. ويقيّد النظام الحالي غرامة التقصير في عقود الخدمات ذات التنفيذ المستمر بسقف قدره 20% من قيمة العقد، ويخفض النظام الجديد، الذي يبدأ العمل به مطلع يناير 2027، هذا السقف إلى 15%. ويجيز النظامان رفع السقف بموافقة مسبقة من الوزير إذا أُعلن ذلك للمتنافسين قبل تقديم عروضهم، فاقرأ البند قبل تسعير المخاطر.

كيف تُعدّ للتسليم منذ اليوم الأول؟

بحسب اللائحة التنفيذية الحالية تكوّن الجهة، في العقود ذات التنفيذ المستمر، لجنة فنية لمعاينة الأعمال واستلامها قبل انتهاء مدة العقد بثلاثين يومًا، وما لم تستكمله من ملاحظات يُنفَّذ على حسابك أو يُحسم من مستخلصاتك. ويُخفَّض الضمان النهائي في عقود الخدمات ذات التنفيذ المستمر سنويًا بحسب ما نُفِّذ من أعمال، على ألا يقل عن 5% من قيمة الأعمال المتبقية، وقد أبقى النظام الجديد، الذي يبدأ العمل به مطلع يناير 2027، على هذه القاعدة. فاعرض التدريب الذي تصفه الكراسة النموذجية، على رأس العمل وجنبًا إلى جنب مع موظفي الجهة، وأبقِ حزمة الأصول والسجلات محدّثة.

الأسئلة الشائعة

يكتب فريق إدارة العطاءات في نكست بيد العروض الفنية لعقود التشغيل والصيانة، من خطط المنهجية إلى أقسام الكوادر ومؤشرات الأداء، عبر خدمة كتابة العروض والمنافسات لدينا.