خطة العمل والجدول الزمني في العرض الفني: من بدء الأعمال إلى التسليم

تبيّن خطة العمل والجدول الزمني في العرض الفني متى سيُنجز كل مخرج من مخرجات العقد، ومن سينفّذ الأعمال، وما الذي تحتاجه من الجهة الحكومية في كل مرحلة. فابنهما على مخرجات كراسة الشروط والمواصفات وتواريخها الرئيسية ومراحل الدفع، وأظهر المسار الحرج، ولا تلتزم إلا بمواعيد تسندها مواردك، لأن الجهة متى اعتمدت برنامجك صار العقد يحاسبك عليه.

ماذا تطلب الكراسة في خطة العمل والجدول الزمني؟

الجهة هي من تحدد المطلوب، فابدأ ببند برنامج العمل في كراستك. وفي عدد من الكراسات النموذجية لوزارة المالية يوضح هذا البند مراحل التنفيذ والأوقات الفعلية لإنجاز الأعمال، وتطلب الجهة فيه خطة توزيع موظفيك وعمالتك على تلك المراحل. أما مثال هيكل العرض الفني في نموذج الإنشاءات العامة فيضم منهجية إنجاز الأعمال، والجدول الزمني لتنفيذها، والخبرات السابقة، وفريق العمل، ونسبة المحتوى المحلي المستهدفة عند اشتراطها.

ويطلب هذا النموذج برنامجًا زمنيًا يُقدَّم مع العرض يبيّن ترتيب سير العمل وطريقتك المقترحة في التنفيذ، ثم برنامجًا مفصلًا خلال 30 يومًا من تاريخ استلام الموقع، ويصفه على النحو الآتي:

• رسوم بيانية وجداول تغطي كل الأنشطة داخل الموقع وخارجه؛
• المعدات والأجهزة والمواد اللازمة مع تواريخ توريدها؛
• التسلسل والتوقيت ومعدلات التقدم والترابط بين جميع عناصر العمل؛
• تقدير الأيدي العاملة بحسب الفئات والمهارات، مع وصف تفصيلي كامل لخطتك.

وبعد أن تعتمده الجهة يصبح برنامج العقد. ولا يُسمح بتغيير تعاقب الأنشطة إلا بثلاثة شروط: ألا يبطئ إنجاز الأعمال أو الأجزاء المحددة لها مواعيد انتهاء، وألا يؤثر في المقاولين الآخرين الذين ينفذون أعمالًا للجهة، وأن يحظى بموافقتها المسبقة. وما عدا ذلك لا يتم إلا بأمر تعديل. وأرجع كل نشاط إلى منهجيتك الفنية.

كيف تضع مراحل رئيسية تتسق مع المخرجات والدفعات؟

ابدأ من نقاط الكراسة الثابتة: المدة، والتواريخ الرئيسية، والمخرجات، وشروط القبول. وسمِّ كل مرحلة رئيسية باسم المخرج كما ورد في الكراسة، لتربطها اللجنة بالمتطلب من النظرة الأولى.

ثم اربط المراحل بالدفعات. فالنموذج يطلب من المتنافس جدول دفعات يحدد قيمة كل دفعة ونسبتها من قيمة العرض ومرحلة استحقاقها. وبموجب اللائحة التنفيذية الحالية يجوز للجهة مراجعة الجدول وطلب تعديله، ويُعتمد بالاتفاق مع المتنافس في مرحلة فحص العروض، ويحق للفائز رفض جدول مختلف يوضع عند إنشاء العقد. وجدول الدفعات في النموذج من وثائق العرض المالي، فأبقِ المبالغ خارج الملف الفني، وأشر إلى مراحل الدفع بأسماء المراحل الرئيسية.

كيف تعرض مخطط جانت والمسار الحرج والموارد؟

قدِّم للجنة ملخصًا لمخطط جانت في صفحة واحدة تقرؤه في دقيقة، وخلفه أوراق تفصيلية. وأظهر فيه المراحل والمدد، والمراحل الرئيسية في صورة علامات، والروابط بين الأنشطة، والمسار الحرج، أي سلسلة الأنشطة التي تحدد تاريخ الانتهاء. وابنِ التقويم على الإجازات الرسمية ورمضان وأشهر الصيف.

وحمّل الموارد على الأنشطة نفسها. فالنموذج يطلب تقدير الأيدي العاملة بحسب الفئات والمهارات، لذا أضف مخططًا لتوزيع الموارد يتسق مع قسم فريق العمل ومع بناء تكلفة عقود العمالة في عرضك المالي.

كيف تُظهر ما تحتاجه من الجهة الحكومية؟

احصر كل ما يتوقف على الجهة: تمكينك من الموقع، واعتماد المخططات والعينات، والتصاريح، والبيانات، وتوفير الموظفين اللازمين للاختبار والتدريب. وأعطِ كل مدخل موعدًا مطلوبًا ومدة افتراضية للمراجعة. فإن سكتت الكراسة عن أي منها فاسأل في مدة الاستفسارات؛ إذ تتيح اللائحة التنفيذية الحالية للمتنافسين جميعًا الاطلاع على الاستفسارات وإجاباتها دون كشف هوية السائل.

وتوثيق هذه المدخلات يبني أدلتك أيضًا. فالنظام الحالي والنظام الجديد، الذي يبدأ العمل به مطلع يناير 2027، يجيزان تمديد مدة العقد والإعفاء من غرامة التأخير في خمس حالات: التكليف بأعمال إضافية، وعدم كفاية الاعتمادات المالية السنوية، وتأخر يعود إلى الجهة أو إلى ظروف طارئة، وتأخر لأسباب خارجة عن إرادتك، وإيقاف الجهة للأعمال لأسباب لا تعود إليك. وتنص اللائحة التنفيذية الحالية، في حالتي التأخير العائد إلى الجهة والأسباب الخارجة عن إرادتك، على أن يرفع الاستشاري (إن وُجد) تقريره خلال 21 يومًا من طلبك، وأن تدرسه الجهة وتوصي لجنة فحص العروض خلال 30 يومًا، وأن يُعدَّل الجدول الزمني خلال 7 أيام من الاعتماد. ويترك النظام الجديد الإجراءات للائحته التنفيذية الجديدة، فراجع كراسة الشروط. وبموجب اللائحة التنفيذية الحالية لا يُعد السماح لك بإتمام العمل متأخرًا مع حسم الغرامة تمديدًا دون غرامة.

ما الذي يجعل الجدول واقعيًا، وما كلفة الجدول غير الواقعي؟

يوجب النظام الحالي والنظام الجديد، الذي يبدأ العمل به مطلع يناير 2027، أن تتناسب مدة تنفيذ المشروع مع حجم الأعمال وطبيعتها ومع الاعتمادات السنوية المخصصة له. فاختبر هذه المدة بكمياتك وموارد شركتك: أن تُبنى المدد على الإنتاجية وأحجام الفرق، وأن تستند فترات التوريد إلى عروض أسعار، وألا تضغط الجدول بما لا تستطيع تغطيته بالموارد.

وتجعل الغرامات التفاؤل مكلفًا. فالنظام الحالي يحدد سقف غرامة التأخير بنسبة 6% من قيمة عقد التوريد و20% من قيمة العقود الأخرى، ويُبقي النظام الجديد على 6% للتوريد ويخفض سقف العقود الأخرى إلى 15%. ويجيز النظامان رفع السقف بموافقة مسبقة من الوزير إذا أُعلن ذلك للمتنافسين قبل تقديم عروضهم. وفي النموذج تحدد الجهة أسلوب احتساب الغرامة وسقفًا إجماليًا لها، وتُربط أهداف العقد الرئيسية بجدول الغرامات؛ فاعتبر تواريخ مراحلك الرئيسية مواعيد قد تُفرض غرامة عند تجاوزها.

كيف تخطط لبدء الأعمال والتسليم؟

لا تبدأ التهيئة للتنفيذ إلا بعد إبرام العقد (أو، حتى 300 ألف ريال، بعد تبادل المراسلات التي يكتفي بها النظام الحالي بدل العقد، بينما يكتفي النظام الجديد، الذي يبدأ العمل به مطلع يناير 2027، بقرار الترسية)، لأن اللائحة التنفيذية الحالية لا تجيز البدء في التنفيذ قبل ذلك. وفي نموذج الإنشاءات العامة يُقدَّم جدول زمني مبدئي للمخرجات خلال 30 يومًا تقويميًا من صدور قرار الترسية، ويُشترط لصرف المستحقات تقديم الجدول الزمني الأساسي، وخطة الصحة والسلامة والأمن والبيئة، وخطة الجودة، والموظفين الرئيسيين، وشهادات التأمين، واستكمال قائمة التدقيق لما قبل مباشرة العمل. فأدرجها في أسابيعك الأولى.

واعرض التسليم مرحلةً لها أنشطتها، لا تاريخًا في آخر الجدول. فالنموذج يطلب خطة الاختبارات والتشغيل التجريبي وخطة تسليم المشروع خلال الشهر الأول. وإذا اشترط العقد تدريبًا قبل القبول النهائي فلا يُعد تنفيذ الأعمال مكتملًا حتى ينتهي التدريب، وتُقدَّم الرسومات حسب المنفذ قبل إصدار أي شهادة إنجاز. وفي عقود الإنشاءات العامة توجب اللائحة التنفيذية الحالية على الجهة تكوين لجنة تبدأ المعاينة والاستلام خلال 15 يومًا من ورود إشعار الإنجاز، ويبقى المشروع بعد الاستلام الابتدائي في ضمانك مدة لا تقل عن سنة. وللخدمات المستمرة انظر دليلنا عن عروض التشغيل والصيانة.

الأسئلة الشائعة

يصمم فريق نكست بيد العروض الفنية وينسقها، من مخططات جانت إلى الهياكل التنظيمية والرسوم المعلوماتية، عبر خدمة تصميم العروض وتنسيقها لدينا.