طريقة تقديم العرض على منصة اعتماد: دليل خطوة بخطوة

لتقديم عرضك على منصة اعتماد، تحصل على وثائق المنافسة، وتُعدّ الملفين الفني والمالي وفق ما تطلبه الكراسة بالضبط، وتُرفق الضمان الابتدائي، ثم ترفع ملفك المشفّر (أو ملفيك) قبل الموعد النهائي. والعرض المتأخر لا يُعتدّ به، ولا تُعدَّل الأسعار بعد الموعد النهائي، والانسحاب بعد الموعد أثناء سريان العرض يفقدك الضمان.

يستند الدليل إلى نظام المنافسات والمشتريات الحكومية الحالي ولائحته التنفيذية، وإلى كراسة الشروط والمواصفات النموذجية التي تصدرها وزارة المالية وتعدّلها كل جهة لتصبح كراستها، فتأكد من كل بند في كراستك. ومنصة اعتماد هي ما يسميه النظام البوابة، وتعليمات استخدامها على الشاشة تتغير مع الوقت، فارجع إليها لتفاصيل النقر. ويبدأ العمل بالنظام الجديد في مطلع يناير 2027، وهو ينص على لائحة جديدة يُعمل بها معه. وتبقى المنافسة المطروحة قبل بدء العمل بالنظام الجديد خاضعة للنظام الحالي، ما لم يقرر وزير المالية تطبيق بعض أحكام النظام الجديد عليها، فراجع كراسة الشروط وإعلانات المنافسة. وننبّه إلى مواضع اختلاف النظام الجديد. وراجع كراسة الشروط لمعرفة النظام الذي تخضع له منافستك.

ماذا تحتاج قبل أن تبدأ؟

• منشأة مسجَّلة على منصة اعتماد وبياناتها محدّثة.
• الوثائق التي تذكرها الكراسة (السجل التجاري والشهادات والتصنيف حيث يُشترط)، سارية يوم فتح العروض، مع صور جاهزة للإرفاق.
• خطاب ضمان ابتدائي من بنكك ما لم تكن معفىً منه. اطلبه مبكرًا، فقيمته ومدته وصياغته يجب أن تطابق الكراسة.

كيف تقدّم عرضك على منصة اعتماد خطوة بخطوة؟

1. احصل على وثائق المنافسة واقرأها. تنشر الجهة على البوابة الشروط وجداول الكميات وتكلفة الوثائق إن كانت تبيعها. وابدأ بالجدول الزمني: تدرج الكراسة النموذجية خطاب تأكيد المشاركة، وإرسال الأسئلة والاستفسارات، وتقديم العروض، وفتحها، والترسية، وبدء الأعمال، ولكل مرحلة تاريخ تحدده الجهة.
2. اطرح أسئلتك وافحص الموقع. يطّلع جميع المتنافسين على الأسئلة والإجابات دون ذكر اسم السائل. وعليك قبل تقديم عرضك أن تفحص طبيعة الأعمال وظروف التنفيذ، وتتيح لك الجهة زيارة الموقع متى أمكن ذلك. وإذا مدّدت الجهة موعد التقديم، كأن تكون عدّلت الوثائق، أُخطر المشترون.
3. أعدّ الملف الفني. من أمثلة الكراسة النموذجية: منهجية إنجاز الأعمال، والجدول الزمني، والخبرات السابقة، وفريق العمل، ونسبة المحتوى المحلي المستهدفة حيث تُطبَّق آلية وزن المحتوى المحلي أو آلية الحد الأدنى المطلوب منه. وتحدد كراستك ما ينطبق، وقد تشترط حجم الخط وأنواع الملفات.
4. أعدّ الملف المالي. من أمثلة الكراسة النموذجية: جداول الكميات مسعَّرة، وجدول الدفعات، والضمان الابتدائي. سعّر وفق جداول الكميات المعتمدة تمامًا، رقمًا وكتابةً وبالعملة المحلية ما لم تنص وثائق المنافسة على عملة أخرى، دون تعديل أو تحفظ أو شطب بند، وبأسعار شاملة للضرائب والرسوم. وقد يطلب جدول الكميات في البوابة إدخال كل سعر قبل ضريبة القيمة المضافة مع اختيار رمز الضريبة، فاتبع خاناته ولا تحتسب الضريبة مرتين. وأعد تدوين أي تصحيح رقمًا وكتابةً ووقّعه، فقد يُستبعد العرض إذا زادت الأسعار المعدَّلة على 10% من قائمة الأسعار أو من القيمة الإجمالية للعرض. ويفصّل دليل إعداد العرض المالي ذلك.
5. جهّز الضمان الابتدائي. نسبته من 1% إلى 2% من قيمة العرض، ويجب بحسب اللائحة الحالية أن يبقى أصل الخطاب ساريًا 90 يومًا على الأقل من التاريخ المحدد لفتح العروض (وتحدد كراستك المدة بدقة). والعرض الذي لا يُقدَّم معه ضمان لا يُقبل ما لم تكن معفىً منه. وتجد التفاصيل في دليل الضمان الابتدائي والنهائي.
6. وقّع خطاب العرض. يُقدَّم العرض وجميع مرفقاته بموجب خطاب رسمي يوقّعه مقدّمه أو من يملك حق التمثيل النظامي.
7. أدخل البيانات وارفع الملفات. أدخل البيانات التي تطلبها وثائق المنافسة وقدّم ملفًا مشفّرًا واحدًا، أو ملفين إذا اشتُرط عرضان فني ومالي. وبحسب اللائحة الحالية يكون الملفان إلزاميين ابتداءً من تكلفة تقديرية قدرها 5 ملايين ريال، وفيما دونها تقرر الجهة بين ملف واحد وملفين. وفي الكراسة النموذجية يوضع الضمان في ملف العرض المالي، فالتزم بكراستك.
8. قدّم مبكرًا وتحقق. تضع الكراسة النموذجية على المتنافس مسؤولية تعذر وصول عرضه وتقدير كفاية الوقت اللازم لتقديمه. وبعد الموعد وفتح العروض تحقق من ورود اسم منشأتك في قائمة المتنافسين المعلنة على البوابة. ويساعدك دليل مواعيد الإغلاق على التخطيط.

ماذا لو تعطلت البوابة؟

إذا تعطلت البوابة لأسباب فنية، تمدّد اللائحة الحالية المدة المقررة للإجراء الذي لم يكتمل بقدر مدة العطل. وتبيّن الكراسة النموذجية القاعدة العملية: إذا لم يزد العطل على 3 أيام متصلة مُدّدت المدة بقدره، وإذا استمر أكثر من ذلك نُفّذ الإجراء ورقيًّا. وفي هذه الحالة تجيز اللائحة تقديم العروض في مظاريف مختومة عبر البريد الرسمي أو تسليمها في المكان الذي تحدده الجهة مقابل إيصال يبيّن التاريخ والساعة. لا تبنِ خطتك على ذلك: قدّم مبكرًا واحتفظ بأي تأكيد.

ما الذي يمكنك تغييره أو سحبه بعد التقديم؟

في اللائحة الحالية لا يجوز للجنة فتح العروض أن تستبعد أي عرض أو تطلب من أصحابها تصحيح الأخطاء. ولجنة فحص العروض أن تطلب إيضاحات كتابية، لكنها لا تغيّر مسائل جوهرية كالسعر، ولا تحوّل عرضًا مخالفًا للشروط إلى عرض مقبول. وللشهادة الناقصة أو المنتهية تتيح اللائحة الحالية مهلة لا تزيد على 10 أيام عمل، فإن لم تقدّمها في الوقت المحدد استُبعد عرضك وصودر ضمانك. وضع أي تخفيض في العرض نفسه لا في خطاب مستقل.

كيف يبدو التقديم السليم؟

• كل وثيقة تذكرها الكراسة مرفقة وسارية يوم فتح العروض.
• المحتوى الفني في الملف الفني، والأسعار في الملف المالي.
• كل بند من جداول الكميات مسعَّر رقمًا وكتابةً، دون تعديل أو بند فارغ إلا إذا أجازت الشروط ذلك.
• الضمان بالنسبة والمدة اللتين تحددهما الكراسة، وهو غير مشروط ومستحق الدفع عند أول طلب.
• خطاب العرض موقَّع ممن يملك التوقيع.
• أنواع الملفات والتنسيق وفق الكراسة.

الأسئلة الشائعة

العرض الصحيح المقدَّم على نحو خاطئ قد يضيع أيضًا: ضمان قصير المدة، أو وثيقة انتهت قبل الفتح، أو بند سعر جرى تعديله. وتنظر مراجعتنا المستقلة قبل التقديم في عرضك المكتمل.